TİCARİ ARŞİV İŞLETMELERİ

Dünyada yaşanan ekonomik buhranlar sonrası ticari şirketler faaliyetlerini sürdürebilmek, gelişip büyümek için kendi içlerine, tarihlerine dönmek ihtiyacı hissettiler. Bu nedenle de arşivlerini düzenleme faaliyetlerine başladılar. Bu amaçla Avrupa’nın çok büyük şirketlerinden bazıları mevcut arşivlerini düzenleyerek araştırmacıların kullanımına açtılar. Türkiye de de bazı kurumlar bu sırada arşivlerini düzenleyerek kullanmaya başladı.

Ticari arşivlerin araştırmacılar ve tarihçilerin ilgi alanına girmesi de bu arşivlere olan ilgiyi artırdı. Bir işletmenin tarihini ülke ekonomi tarihinden ayrı düşünmek mümkün değildir. Aynı zamanda o işletmenin kurulduğu yerin tarihi üzerinde de işletmenin önemli etkileri olacaktır. Bu nedenle kurum tarihlerini kent tarihleri içinde düşünmeye başlayan tarih anlayışıyla birlikte ticari arşivlerin değeri daha da arttı.

Ticari arşivler aslında bir bütün olarak ele alındığında iş dünyası arşivleri şeklinde yapılanmalıdır. Yani işçi / işveren sendikaları, kamu ya da özel işletme arşivlerinin tamamını kapsamalıdır. Bu amaçla Amerika ve Avrupa’da pek çok ülke arşiv mevzuatlarında iş dünyası arşivlerini kapsayacak şekilde değişiklikler yapmışlar, hatta bu konuda çalışan özel iş dünyası arşivleri de kurmuşlardır.

Türkiye de ise durum ne yazık ki pek iç açıcı değil. Var olan arşiv mevzuatı içinde bu arşivler için hiç bir şey bulunmamaktadır. Bu arada çeşitli sebeplerle kapanan ya da yer darlığı gibi kaygılar nedeniyle arşivlerini düzenlemeyip yok eden şirketlerin arşivlerine sahip çıkabilecek bir kurum ne yazık ki mevcut değil. Bunun için devlet arşivleri çatısı altında, iş dünyası arşivleri için bir düzenleme yapılmalı ve bu durum arşiv mevzuatında da belirtilmelidir.

Bir ticari işletme arşivinin Bilgi Belge Merkezi şeklinde yapılanması şirket içindeki araştırma ve bilgi ihtiyacının karşılanmasını da sağlayacaktır. Bunun için işletmelerde arşivin yanısıra bir de kütüphane kurulması gerekecektir.

Biz burada özel sektör işletmelerinin arşivlerini ele alacağız. Özel sektör işletmeleri, arşivlerini ilk etapta kanuni zorunluluklar nedeniyle saklarlar. Ticaret Kanunu, Vergi Kanunu gibi mevzuat nedeniyle şirketler mali kayıtlarını 10 yıl süreyle saklamak zorundadırlar. Bu arada denetim ve kendilerinin geri dönüp bakma ihtiyacı hissetmeleri nedeniyle bu kayıtları düzenli olarak saklamak isterler. Şirketlerin bir arşiv kurma ihtiyacının altındaki ana neden budur.

Bir şirkette oluşacak belgelerin kontrol altına alınabilmesi için ilk olarak gelen - giden evrak kaydının ve yazışma denetiminin sağlanması gerekir. Bu amaçla gelen - giden evrak kaydı, oluşturulan bilgisayar programlarıyla kontrol edilebilir. Gelen - giden evrağın kontrolünden sonra ilk yapılacak iş tüm şirketi kapsayan, evrağın dosyalanması amacıyla bir Ana Dosya Planı oluşturulmasıdır. Ana Dosya Planı, ya var olan ama düzenlenmemiş arşivi düzenlemeye girişerek; ya da şirket içindeki tüm birimler tek tek dolaşılıp dosyaların tespit edilmesiyle oluşturulur. Oluşturulan bu Ana Dosya Planı şirketin güncel kullanımdaki dosyalarının düzenlenmesinde kullanılacağı gibi, arşivin tasnifinde de kullanılacaktır. Evrak kaydının ve dosyalamanın düzenli yapıldığı şirketlerde iç iletişim de düzenli olacaktır. Bilgi ve belgenin doğru değerlendirilmesi sağlanacak ve iş akışı hızlanarak şirket verimi artacaktır.

Dosyalar birimlerde güncel kullanım sürelerini doldurduklarında arşive devir işlemleri gerçekleşir. Arşive devir ve arşivdeki tasnif işlemleri de bilgisayar programlarıyla yapılabilir. Aynı program belgelerden yararlandırma işlemini de içerebilir.

Arşivde ayıklama imha tarihini dolduran belgeler daha önce belgenin oluşumundan itibaren kontrolünü sağlamak amacıyla hazırlanan Saklama Planı yardımıyla kontrol altına alınır. Süresini dolduran belge ayıklanır, biriminden onay alınarak imhaya ayrılır.

Tüm bu işlemlerin yapılabilmesi için sağlam bir arşiv yönetmeliği hazırlanmalıdır. Bu yönetmelik yazışmaların düzenlenmesi işinden başlayarak, arşivde yapılan tüm çalışmaları kapsamalı ve tanımlamalı, bağlayıcı olmalıdır. Yönetmelik, birimlerin uyması gereken kuralları, arşivcinin görev tanımını, arşive malzeme devir işlemlerini, ayıklama imha işlemlerini, malzemenin tasnif ve yerleştirilmesini, yararlandırma işlemlerini, gizli belgelerin kullanımını da içermelidir.

Yazışmalar dışında şirketlerin tanıtımı için hazırlanan her türlü malzemede aynı zamanda arşiv malzemesidir. Bu malzemenin konumuda arşiv yönetmeliğinde yer almalıdır.

Bu şekilde oluşturulan, yapılan şirket arşivleri, şirket açısından pek çok fayda içerecektir. Bunlar: şirket içi iletişimin gelişmesi, birimler arası irtibatın sağlanması, bilgi ve belgeye kolay ve çabuk ulaşım, şirket veriminin artırılması ve kurum tarihinin korunması gibi unsurlardır.




	Site Hakkında Tarihçe Arşivcilik Özel Arşivler 1-Basın-Yayın Ar. 2-Ticari Arşivler 3-Ses-Görüntü Ar. 4-Hastane Arşivleri 5-Kent Arşivleri Devlet Arşivleri 1-Osmanlı Arşivi 2-Cumhuriyet Arsivi Arşivcilik Yayınları Basında Çıkan Hab. Arsivcilik Eğitim Editör Duyurular Yazarlar Linkler Mezunlar